L'organizzazione di un congresso è un'operazione complessa fatta di diverse fasi. Una fase preliminare determinerà gli obiettivi da seguire e raccoglierà informazioni circa il territorio e le sue caratteristiche. In seguito si procederà con la valutazione e la scelta delle location che variano a seconda delle necessità, del numero e della tipologia dei partecipanti, dei servizi inclusi e del budget a disposizione.
Il momento del meeting vero e proprio richiederà molta attenzione e self-control per tenere a bada i vari elementi dell'evento ed eventuali imprevisti.
L'efficacia e il successo di un congresso dipendono, infatti, in larga parte dall'organizzazione che viene spesso affidata ad un Comitato Organizzatore coadiuvato da una Segreteria Scientifica ed una Segreteria Tecnica. Sempre più spesso si affianca inoltre una Segreteria Turistica che generalmente si appoggia ad un'Agenzia di Viaggi specializzata in organizzazione eventi e meeting.
è consuetudine infatti abbinare un programma turistico a quello congressuale soprattutto in casi di congressi di una certa lunghezza, sia per riempire i momenti liberi dei congressuali, sia per offrire intrattenimento ad eventuali accompagnatori. Ciò rende memorabile ed accattivante il momento lavorativo e stimola alla partecipazione.
Una delle modalità più apprezzate di turismo congressuale è quello legato all'enogastronomia. La scelta ricade dunque su luoghi il cui territorio e ricco di prodotti tipici da gustare che vengono offerti agli ospiti tramite escursioni, tour enogastronomici o grazie alla scelta di servizi di catering e di ristorazione di grande qualità. Le strutture ospitanti vengono selezionate accuratamente in modo da poter rappresentare le caratteristiche del luogo circostante dando così una visione del posto sin dall'arrivo. Si preferiscono inoltre strutture in posizioni strategiche, che rendano semplice l'accesso e la partecipazione alle attività ed escursioni in programma.
Molte sono le mete italiane dove potersi dirigere per tali viaggi. Una delle regioni italiane più adeguate a questo tipo di turismo è l'Emilia Romagna, rinomata regione turistica che, grazie alle sue ottime strutture e ai saporiti prodotti tipici accoglie da sempre congressi e meeting di vario genere.
La zona di Parma e Piacenza, ad esempio, ricca di castelli e palazzi signorili è un luogo perfetto per il turismo eno-gastro-congressuale. I meravigliosi cortili degli edifici nobiliari ospitano spesso cene di gala dove si servono i salumi tipici della zona, saporire carni di maiale e il rinomato Parmigiano Reggiano. I programmi di questi viaggi spesso prevedono corsi di cucina e momenti laboratoriali dove è possibile seguire da vicino la produzione di questi prodotti.
Altri tour prevedono invece programmi più itineranti, dalla Romagna alle Marche, alla riscoperta di vini tipici, come il Verdicchio e il Sangiovese.
Viaggi enologici sono possibili anche in Trentino dove è possibile seguire strade del vino e degli spumanti locali o a Perugia, patria del cioccolato, particolarmente vivace nel periodo dell'Eurochocalate.
Un'altra soluzione per collegare il turismo enogastronomico a quello congressuale è organizzare i meeting durante i periodi di saloni del gusto, come quello che di Torino o quello di Arezzo, occasioni che permettono di vivere in un sol colpo tutta l'esperienza dell'enogastronomia italiana, dal Trentino alla Calabria, dalla Sicilia alla Valle d'Aosta
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